Er det lønnsomt å automatisere regnskapsføringen?

Er det lønnsomt å automatisere regnskapsføringen?

Alt handler om penger – heter det. Gjelder dette også i regnskapsføringen?

Tidligere har jeg skrevet at alt som kan automatiseres vil bli automatisert, og at timene knyttet til de automatiserte prosessene i stor grad forsvinner. Hvor blir det av den gevinsten? Går alt til kunden eller evner byrået fortsatt å ta seg betalt? Er alt målbart i penger? Og kanskje må vi spørre oss - lønnsomt for hvem?

Lønnsomt for byrået

Når prosessene automatiseres er det ikke lenger ansatte på byrået som utfører den jobben, systemene tar over. Arbeidsprosesser som den ansatte tidligere brukte en time på bruker de nå kanskje bare ti eller fem minutter på. Dette tilsvarer en produktivitetsgevinst på mellom 80 og 90%.

Teknologien som brukes for å automatisere prosessen har alltid en kost som betales til systemprodusenten. Denne kosten er som regel svært mye lavere enn tilsvarende manuell prosess, og dermed lønnsomt for byrået. Det forutsetter imidlertid at byrået har gjort noe med sine prismodeller. Fortsetter de å ta timebetalt, går de i minus på oppdraget. Fakturerer de kostprisen på teknologien med fortjeneste går de ikke i minus, men omsetningen blir redusert.

Hva er forskjellen på den tjenesten byrået leverer etter at de automatiserte? De leverer fortsatt et ferdig avstemt regnskap til kunde og myndigheter. Hvorfor skal de da ikke kunne ta tilnærmet samme pris?

Automasjonen tilfører også byrået andre fordeler. Det snakkes mye om digitalisering i næringslivet. Dette kommer til å fortsette, og automatiserte prosesser bidrar til raskere digitalisering, byrået fornyer seg og skaper en kultur for endring. Produktiviteten øker samtidig som teknologien leverer tilnærmet feilfri produksjon.

Lønnsomt for kunden

Kunden betaler for automatiseringen i form av økt systemkostnad, noe som er bare rett og rimelig. Når jeg snakker med byråledere er det store sprik i måten systemkostnaden kalkuleres ut mot kunde - det er det stort sett kunden som tjener på. Så hvorfor skal kunden betale opp mot det samme som før automatiseringen?

I dagens informasjonssamfunn forventer alle at vi er oppdatert på alt gjennom telefonen vår. Vi venter ikke til dagsrevyen for å få med oss siste nytt lenger. Så hvorfor skal jeg som kunde vente på at regnskapsfører setter seg ned og fører regnskapet manuelt, henter inn kasseoppgjøret og får betalt leverandører slik at jeg som kunde får ajour reskontro og regnskapsoversikter? Som kunde forventer jeg at dette er ajour til enhver tid. Dette kommer til å forsterke seg etter hvert som generasjon Y og Z tar over som ledere for virksomhetene, de har levd hele sitt voksne liv med internett.

Det er dette kunden betaler for, økt leveransehastighet, tilgjengelighet, sikrere leveranse til myndigheter, ajour regnskap som totalt sett gir en bedre kundeopplevelse. Prissetting av denne opplevelsen er bransjen utrygg på. 

Er det tryggest å sitte rolig i båten

Det er kunden som betaler for automasjonen uansett, enten direkte eller indirekte gjennom faste priser. Så må byrået synliggjøre den merverdien de leverer, ta seg betalt for det, og sikre at begge parter blir fornøyde.

Jeg hører utsagn som «jeg får ikke alle ansatte til å jobbe med digitalisering», «det er enklere å bare gjøre det manuelt» og «kunden vil gjøre det slik han alltid har gjort». 

  • Den ansatte kan ikke stoppe denne automatiseringen - det handler mer om å finne en måte å transformere seg på.
  • Når det digitaliseres går det av seg selv. Å holde fast ved manuelle prosesser er som å rygge inn i framtiden.
  • Ikke alle kunder er like, og det er jo tross alt de som betaler for jobben som utføres. Noen tar bare skjeen i egen hånd og gjennomfører automatiseringen – det er verdt å tenke igjennom.

Skal DU komme noe videre kan du:

  • Gjøre noe med prismodellene på byrået.
  • Bruke ledige timer til å tilby andre oppgaver som kunden er villig til å betale for.
  • Redusere belastningen på ansatte, mindre overtid.
  • Ta på nye oppdrag.
  • Eller kanskje en kombinasjon av de overnevnte punktene.
  • Prøv egen medisin – automatiser alle prosesser på byrået for å bli en god ambassadør.
  • Skap en kultur for endring i byrået - et innovativt byrå er en spennende arbeidsplass!

Et paradoks i dette er myndighetenes manglende vilje til å sette krav til EHF faktura for alle næringsdrivende (Elektronisk HandelsFormat/ elektronisk fakturering). Det settes jo nye krav til næringslivet hele tiden, og gevinsten av disse kravene er det stort sett myndighetene selv som har høstet. Med et krav om EHF faktura til alle næringsdrivende ville vi fått fart på digitaliseringen og kommet i mål mye raskere. Og da snakker vi om en virkelig stor inntjening for næringslivet.

Å så da?

I fare for å gjenta meg selv - men igjen handler det om deg. Om viljen til å skape en framtidsrettet arbeidsplass som gir en sikker jobb og sikker avkastning. Teknologien er der, markedet er der, vi har alle muligheter – retningen er tydelig.

Om forfatter Per Flekstad

Kontakt gjerne Per for mer informasjon og en god diskusjon rundt temaet, og les hans artikler "Forsvinner ikke timene med automatiseringen", "Ferdig snakka - er alt som kan sies om  byråbransjen og digitalisering allerede sagt?", "Alt som kan automatiseres vil bli automatisert" eller "Blir regnskapsførerrollen overflødig?". Per vil også holde et gratis webinar under Vitariuka, hvor han snakker om hvordan du kan jobbe smartere med integrasjoner og regnskap. Se agendaen for webinar dedikert til regnskap onsdag 14. oktober.