Hvorfor grunndata er så viktig

Hvorfor grunndata er så viktig

Grunndata og prosess er de to viktigste årsakene til at du bør gjennomføre en helsesjekk av ditt ERP-system. Alle poster, for eksempel ordre og fakturaer, som opprettes i et ERP-system er avhengig av faste data som allerede er registrert i systemet. Slike faste data kalles ofte grunndata, og kan påstås å være selve fundamentet i ethvert ERP-system. Grunndata er basisinformasjonen eller detaljene som er registrert, for eksempel på en artikkel, kunde eller en leverandør. Mer spesifikt er det detaljer som:

  • Adresser
  • Kundekategorier
  • Artikkelgrupper
  • Konteringsdetaljer
  • Betalingsvilkår
  • Og mange mange flere

Kvaliteten på grunndata er viktig

Alle feil og avvik som reduserer datakvaliteten vil utløse enorme konsekvenser, som i noen tilfeller vil være svært kritiske. For eksempel:

  • Feil salgspris på en artikkel gir feil inntekt
  • Feil adresse på en kunde kan føre til at kunden ikke mottar leveransen til avtalt tid
  • Feil betalingsvilkår på en kunde kan føre til feil forfallsdato på faktura, noe som påvirker likviditeten din direkte
  • Feil innkjøpspris på artikkel kan føre til uriktige priskalkyler og feil fortjeneste

Det er derfor viktig å ha god kvalitet på grunndata.

Kvalitet på grunndata og offentlig rapportering

Kvalitet på grunndataene er også viktig for offentlig rapportering. Blant annet krever MVA-rapportering korrekte MVA-koder på artikler. Dersom du på en artikkel med 25% MVA har satt opp en kode for 15% MVA, blir innrapportering av MVA feil. Fakturaene som er opprettet med en artikkel med feil MVA-kode vil inngå i beregningsgrunnlaget for annen MVA-sats og vil derfor føre til feil rapportert og til slutt feil innbetalt MVA.

Et annet eksempel er den nye SAF-T-rapporten alle økonomisystemer skal støtte fra 01.01.2020. Men selv om systemene støtter rapporteringen, er det mye som må inn i oppsettet. Dette er blant annet:

  • Kunde- eller leverandørnavn
  • Landnummer
  • Adresse
  • Organisasjonsnummer
  • Valutakoder
  • Bankkontonummer

Dersom noen av disse mangler, blir detaljene du sender myndighetene uriktige.

Hvorfor grunndata er viktig for automatisering

Trenden nå for ERP-systemer er å automatisere alle arbeidsprosesser det er mulig å automatisere. "Automatiser og håndter avvik" er mantraet. For å sikre at prosesser som blir automatisert blir riktige, er god kvalitet på grunndata også her svært viktig. Når en arbeidsprosess automatiseres forsvinner mange manuelle kontroller av dataen som legges inn. Dersom vi manuelt legger inn en artikkel på en ordre, og ser at prisen er feil, kan vi rette den opp i ordren og gå videre i prosessen. Om denne prisen ikke endres på selve artikkelkortet, vil samme feil oppstå neste gang.

Men, dersom ordreinnleggelse ikke skjer manuelt, som ved en integrasjon mot et forsystem med automatisk fakturering senere, ser vi ikke at prisen er feil og vi får ikke rettet den opp. Den uriktige prisen vil så til slutt være med på faktura. Mangel på manuell kontroll av innlagte poster kan få store ringvirkninger, men det er kun når grunndata ikke har god kvalitet. Er grunndataene gode, er det selvfølgelig ikke behov for tidkrevende manuelle kontroller.

Et annet eksempel; konteringsdetaljer er ofte satt på en kundegruppe fordi fakturaer til disse kundene skal avvike fra hovedregelen. Dersom kunden ikke er registrert i denne gruppen, vil konteringen følge hovedregelen og bli feil. Det betyr at regnskapet ditt blir feil.

Automatiske arbeidsprosesser kan stoppe helt opp ved dårlig kvalitet på grunndata

I flere tilfeller vil det også være automatiske arbeidsprosesser som stopper helt opp på grunn av dårlige eller manglende grunndata. Flere faktureringsprosesser som automatiseres krever veldig presise grunndata. For eksempel, dersom faktura automatisk opprettes basert på et faktureringsgrunnlag fra et forsystem, vil den kanskje ikke genereres dersom et postnummer mangler på kundekortet. Om du ikke har de riktige kontrollfunksjonene, kan det hende at du ikke oppdager at fakturaen ikke ble opprettet før lenge etter. 

Innhente grunndata fra eksterne databaser 

Det blir stadig mer vanlig å hente kundedata fra eksterne databaser som blant annet Creditsafe eller Visma Bizweb. Årsaken til dette er tredelt; først og fremst fordi det kan være tidkrevende å legge inn kundedetaljer manuelt ved opprettelse av nytt kundeforhold, men også på grunn av muligheten for å motta kredittopplysninger som kan benyttes ved salg samtidig som adresse og telefonnummer. En tredje årsak er at manuelle skrivefeil utelukkes helt. Selv om fakturaen fra eksempelet over inneholder feil pris, vil den komme frem til korrekt adresse, uavhengig om den er sendt per post, e-post eller som EHF-faktura gjennom AutoInvoice-løsningen.

Hvorfor det er viktig å være bevisst på egne prosesser

Neste spørsmål er da om arbeidsprosessene i organisasjonen er de beste med tanke på optimal utnyttelse av ERP-systemet. Ulike ERP-systemer anbefaler ulike måter å jobbe på. Den største utfordringen i dagens tøffe konkurransesituasjon er å redusere mange av de manuelle prosessene som utføres. Som nevnt er trenden å automatisere det som er mulig å automatisere for å redusere administrasjon og unødvendig tidsbruk. Det er ikke bare grunndata det er viktig å opprettholde høy kvalitet på, men også den faktiske bruken av ERP-systemet. Brukes alle funksjoner? Er kompetansen i organisasjonen høy nok til å ha den beste arbeidsflyten?

Svært ofte møter vi bedrifter med arbeidsprosesser som ikke tar høyde for langsiktighet. Det kan være inngrodde rutiner som kan gjøre stor skade dersom de består av for mange manuelle eller lite effektive prosesser. Spesielt gjelder dette det som kalles repetitive oppgaver. Dersom disse oppgavene ikke automatiseres vil det gå med unødvendig mye med tid som kunne vært brukt til andre mer inntektsbringende oppgaver. 

Helsesjekk fra Vitari

En helsesjekk fra Vitari sikrer at du har gode rutiner rundt grunndata og datakvalitet. Med vår opparbeidede kompetanse på "best practice" for innhold og bruk av ERP-systemer fra Visma, vil du motta en rapport med klare og presise råd om både nødvendige og anbefalte endringer. Nødvendige endringer her er de vi mener er kritiske, ikke bare for din daglige drift, men også for din strategi. Dette kan være automatiseringsmuligheter som ikke benyttes, som utsendelse av faktura gjennom Autoinvoice-systemet. Anbefalte endringer er de som ikke er direkte kritiske for selskapets strategi, men mer for å lette daglig drift, som automatisert utsendelse av daglige rapporter til ledelsen.

Helsesjekken Vitari gjennomfører er tredelt:

  1. Kundens forberedelser
  2. Selve helsesjekken
  3. Utarbeidelse og gjennomgang av sluttrapport

Når det gjelder "Kundens forberedelser" skal du gå igjennom og tegne opp egne rutiner, prosesser og arbeidsflyt. Dette bidrar til tre ting; du er nå mer bevisst på egne arbeidsflyter, du sitter nå med kartlagte prosesser, og det benyttes ikke unødvendig tid under helsesjekken til å beskrive rutiner.

Neste del av gjennomføring er selve helsesjekken. Da går vi igjennom grunndata og arbeidsprosessene som er beskrevet i forberedelsene til helsesjekken. Fokuset er å kvalitetssikre grunndata og evaluere de prosessene som er svake. Gjennom fokus også på autoprodukter, integrasjonsmuligheter og egne produkter avdekker vi potensielle digitaliserings- og automatiseringsmuligheter. Dersom du har rutiner som kan digitaliseres eller automatiseres, skal dette komme tydelig frem i sluttrapporten. Eksempler på noe av det vi kommer til å rådgi rundt er følgende:

  • Grunndata
    - Registreringsrutiner
    - Onboarding av kunder (GDPR-hensyn)
    - Sletterutiner
    - Kvalitet på grunndata
    - Rutiner for vedlikehold av grunndata
  • Salg
    - Tilbud
    - Utgående ordre
    - Utgående vareflyt
    - Utgående fakturering
  • Innkjøp
    - Etterspørsel
    - Inngående ordre
    - Varemottak
    - Inngående varefaktura
  • Varelager
    - Varetelling
    - Plukkerutiner
    - ABC-analyser av lager
  • Regnskap
    - Inngående kostnadsfaktura
    - Attesteringsrutiner
    - Regnskapsbilag
    - Månedsavslutning
    - Remittering
    - Driftsmidler

Den tredje og siste del av gjennomføring er sluttrapporten som skrives og presenteres av Vitari. Her vil du, som nevnt, motta hvilke endringer som er nødvendige, hvilke som anbefales og andre forbedringsmuligheter som økt kompetanse på enkelte områder.

  • Nødvendige endringer
    - Endringer som må på plass for å nytte systemet optimalt
    - Endringer for å redusere unødvendige manuelle rutiner
  • Anbefalte endringer
    - Endringer som ikke er nødvendig, men som vil gi en fordel
    - Et eksempel er reimplementering fremfor å bruke mye tid på å rydde i grunndata
  • Områder for kompetanseforbedringer
    - Temaer eller fagområder kunden bør øke kompetanse på
    - Eksempler er SAF-T, GDPR, avskrivninger og rapportering

Det handler om fremtiden

En helsesjekk fra Vitari gir deg bedre kontroll over eget bruk av ERP-systemet. Vi er alle svært avhengige av teknologien rundt oss for å henge med i dagens konkurransesituasjon, men vi er også veldig avhengige av å ta de rette valgene, gjøre de riktige tingene til rett tid og med de beste mulige grunndata. 

Om du ønsker bedre kontroll, bedre oversikt og bedre grunnlag for å ta avgjørende valg for din virksomhet, så kontakt oss gjerne for en uforpliktende prat.

Vi holder et dedikert webinar om helsesjekk i Vitariuka - se agenda og meld deg på her.

Vil du vite mer om helsesjekk av ditt ERP-system?
Kontakt oss

Vil du vite mer? Kontakt oss her.