Alle norske kommuner fakturerer elektronisk- gjør du?

Alle norske kommuner fakturerer elektronisk- gjør du?

Alle norske kommuner krever nå elektronisk faktura, og stadig flere bedrifter gjør det samme. – Det er flere av våre kunder som har fått brev om at de må sende elektronisk faktura, sier Kathrine Løken i Vitari.

Det er ikke ofte at offentlige sektor er tidligere ute og mer kostnadsorienterte enn privat sektor. Men akkurat når det gjelder elektronisk faktura har de vært det.

Fra 1.7 2012 skulle alle offentlige instanser kreve elektronisk faktura. Det samme gjelder for alle kommuner fra 1.1 2015, selv om noen kommuner har mottatt fakturaer elektronisk i flere år.
Norges minste kommune, Utsira, tok i bruk elektronisk faktura i 2012. De er meget fornøyde med effektivitetsgevinster, og forteller at de sparer i gjennomsnitt 18 minutter per faktura de mottar elektronisk.

 

Forskjell på faktura på e-post og elektronisk faktura


De fleste forstår at det er tungvint å sende faktura via Posten. Mange tror imidlertid at det er vanskelig å komme i gang med elektronisk faktura og at en PDF-faktura på e-post er like bra.

– Forskjellen er at fakturaen da ikke vil inneholde noe datafil som leses automatisk. Mottakeren må registrere data manuelt eller skanne den inn og OCR-tolke den. Dette er tidkrevende og gir et dårligere resultat. For deg som avsender er det viktig at fakturaen blir registrert raskt og riktig hos mottakeren slik at det øker sannsynligheten for at du får betalingen i tide. Epost-faktura gir ikke denne fordelen, sier Svein Holanger, produktsjef for elektronisk faktura i Visma.

Tirsdag 3. mars skal han holde innlegg på Vitari sitt effektivitetsseminar.

– Der skal jeg snakke mer om fordelene rundt elektronisk faktura og hvor enkelt det er komme i gang med et Visma-system, sier Svein Holanger.

Økt interesse for elektronisk fakturering


Konsulent Kathrine Løken hos Vitari er dedikert til å jobbe med elektronisk fakurering og Visma AutoInvoice, både mot bedrifter og mot regnskapsbyråer.

kathrine bilde– I tillegg så har vi fokus på å løfte kompetansen på alle konsulentene våre, sier Løken.

Hun forteller om økt interesse fra Vitari sine kunder.

– Ja, vi merker stor pågang og interesse for å ta i bruk elektronisk fakturering. Det er spesielt mange som nå får brev fra kommunene om at det ikke lenger går an å levere faktura på papir eller PDF, og at disse vil bli returnert, sier hun.

Så mange begynner å sende fordi det kreves av dem?

– Ja, mange begynner å sende på grunn av krav. De ønsker imidlertid å motta på grunn av tidsbesparelsene, sier Løken.

De største tidsbesparelsene ved elektronisk fakturering ligger på mottakersiden.

– Og aller mest tid sparer de som mottar fakturaer direkte i Visma Dokumentsenter. Her slipper man hele tolkeprosessen av fakturaen som må gjøres når faktura sendes som PDF på e-post, og dette gjør at bedrifter sparer mye tid, sier Kathrine Løken.

 

– Alle vil fakturere elektronisk


For bedriftene som ennå ikke er i gang med elektronisk fakturering, er det stadig færre unnskyldninger til å la være.

– De første versjonene av Visma AutoInvoice hadde noen svakheter, men disse er nå rettet opp. Det er mange som har ventet på funksjonaliteten å legge med vedlegg på den elektroniske fakturaen. Etter at dette ble klart i den versjonen av Visma Business som kom i 2014, er det mange som har begynt å benytte Autoinvoice, forklarer Løken.

I august 2014 ble det sendt rundt 125 000 elektroniske fakturaer med Visma AutoInvoice. I januar 2015 ble det sendt over 274 000 fakturaer. Det betyr at antallet har mer enn doblet seg på et halvt år.

Det at flere sender og flere krever, legger også press på de bedriftene som velger å vente.

– Jeg tror at i løpet av noen år vil alle bedrifter i Norge fakturere elektronisk, sier Svein Holanger.