Automatiser dine utleggsrutiner

Automatiser dine utleggsrutiner

Hvert år føres det over 16 millioner utlegg og reiseregninger blant norske arbeidstakere. Dette tilsvarer mer enn 44 000 føringer hver eneste dag. Ifølge Visma sin kalkulator kan det frigjøres hele 27 minutter for hvert utlegg eller hver reiseregning som føres digitalt. Med andre ord er det et enormt potensial for norske bedrifter til å kunne bruke tiden på mer verdiskapende oppgaver, dersom alle utlegg og reiseregninger føres elektronisk.

Et stort forbedringspotensial

Dessverre føres langt ifra alle utlegg digitalt. Tall fra Visma viser at det kun er 40% av norske bedrifter som har digitalisert sine utleggsrutiner, mens 48% bruker et system for reiseregninger. Det vil si at godt over halvparten av norske bedrifter fortsatt sitter med tidkrevende papirbaserte løsninger eller hjemmelagde Excel-skjemaer hvor kvitteringer må tas vare på, leveres inn og leses. I tillegg er det bedriftens ansvar å manuelt sørge for at alt gjøres i henhold til gjeldende lovverk, noe som enkelt kan føre til menneskelige feil.

Fordelene ved å digitalisere føring av utlegg og reiseregning

Ved å innføre digital utleggsføring, vil du raskt oppnå mange fordeler. For det første vil det frigjøres både tid og ressurser som kan brukes på andre oppgaver i bedriften. For det andre er det en dokumentert effekt hos bedriftene som fører sine reiseregninger og utlegg digitalt; de er svært fornøyde med sine løsninger og de ansatte lengter ikke tilbake til papirkvitteringer og tidkrevende skjemaer. Hele bedriften vil få et løft, men først og fremst vil de ansatte kunne bruke sin tid mer effektivt, og redusere eventuell frustrasjon relatert til tungvinte manuelle prosesser.

Slik fungerer digital utleggsføring

I praksis skjer dette ved at man benytter seg av en løsning som er tilgjengelig overalt og til enhver tid, gjerne via en mobil. Det tas et bilde av kvitteringen som tolkes, slik at en del av informasjonen kommer opp automatisk. Resten fylles raskt ut og deretter er det bare å sende til leder for godkjenning. MVA, lover og regler er allerede tatt hensyn til og er derfor ikke til bekymring for hverken den ansatte eller den som godkjenner. Ledere frigjør selvsagt også tid ved at de kan godkjenne fra hvor som helst og når som helst. Deretter går utlegget rett inn i enten lønnssystemet eller økonomisystemet.

Ta et riktig strategisk valg

Vi anbefaler at du tenker gjennom hvilket omfang din bedrift har av utlegg og reiseregninger. Tenk deretter over hvor mye tid som går med til manuell føring, og samtidig på gevinsten du kan realisere ved å digitalisere prosessene. Her har du et konkret tips for å komme i gang: Be lønnsansvarlig om å utforske de digitale mulighetene, og gjerne kontakt flere systemleverandører, slik at dere finner en best mulig løsning for deres situasjon. Velg den løsningen og den partneren som oppfyller de fleste kravene, og ha fokus på mobilitet og digitalisering der det er mulig.

 

Ved å ta i bruk digital utleggsføring frigjør du verdifull tid. Kontakt oss gjerne for et uforpliktende effektivitetsmøte, hvor vi vil kartlegge dagens situasjon og komme med konkrete forbedringstiltak. Eller se video under om hvordan dette kan effektiviseres.