Er din bedrift opptatt av å kutte kostnader og effektivisere?

Er din bedrift opptatt av å kutte kostnader og effektivisere?

Det er fremdeles mange ansatte i norske bedrifter som bruker arbeidsdagen sin på manuelle rutiner og prosesser. Sett i kontekst med teknologien som er tilgjengelig, finnes det i dag et betydelig effektiviseringspotensiale på dette området. I dette innlegget skal vi i all hovedsak fokusere på fakturahåndtering og hvordan din bedrift kan frigjøre både ressurser og tid, samt kutte kostnader. La oss starte med å se på de tre forskjellige faktureringsmetodene som ofte blir brukt av bedrifter i dag:

  1. Sende faktura per post
  2. Sende faktura per e-post
  3. Sende elektronisk faktura

De tradisjonelle metodene for fakturering

Førstnevnte, altså papirfakturering, er svært tidkrevende og ikke minst en kostbar metode å håndtere faktura på. Det er enkelt å kun tenke på de direkte kostnadene ved fakturaproduksjon, som porto og andre typer rekvisita, men ofte er det tid som er den store kostnadsbæreren. Dette er en av hovedfaktorene til at alle statlige virksomheter i Norge er lovpålagt til å kreve elektroniske fakturaer og kreditnotaer på varer og tjenester på avtaler inngått etter 1. Juli 2012.

Når det gjelder faktura per e-post, er det flere som tror at dette er det samme som elektronisk faktura. Denne påstanden er feil. En faktura som blir sendt via e-post blir sendt i PDF-format, og er ikke laget slik at datasystemer kan lese den og behandle den automatisk. Du er fortsatt nødt til å punche inn data selv, noe som verken fungerer som en elektronisk prosess, automatiserende eller effektiviserende for din bedrift.

Signifikante forskjeller


Videre kommer vi ikke unna de signifikante forskjellene når det angår kredittiden ved de tre faktureringsmetodene. Visste du at manglende likviditet er en vanligere årsak til konkurs enn manglende lønnsomhet? En effektiv innfordringsprosess er derfor helt essensielt for bedriften din. I bildet under har vår leverandør og samarbeidspartner, Visma, visualisert forskjellene ved de ulike metodene. Som du sikkert kan se, er det store kontraster på hvor mye som faktisk betales mellom forfall, purring, og inkasso:

Så hvordan fungerer egentlig e-faktura?


For å kunne sende og motta e-faktura er du nødt til å opprette en elektronisk adresse i et ELMA-registeret. ELMA, kort for Elektronisk Mottaker Adresseregister, fungerer som en oversikt over alle virksomheter som kan motta e-faktura. Du kan automatisk sende elektronisk faktura til alle bedrifter som er knyttet til ELMA. Dette gjelder også europeiske bedrifter som er knyttet opp mot tilsvarende registre, i og med at ELMA er koblet opp mot disse.

Visma.net AutoInvoice er Vismas skybaserte aksesspunkt mot ELMA, og fungerer som et elektronisk postkontor, som hjelper deg med å sende og motta de elektroniske fakturaene på en effektiv måte, direkte inn i ditt økonomisystem. I tillegg håndterer systemet prosessene ved purring og inkasso. ERP-systemet håndterer dermed alle ledd, og når fakturaen er betalt, vil betalingen ligge ferdig avstemt og bokført i ERP-systemet. Enklere blir det faktisk ikke.

Elektronisk faktura er et tiltak din bedrift burde sette på agendaen umiddelbart. Det er ikke uten grunn at 80.000 norske bedrifter allerede har gjort det. Ikke bare vil din bedrift spare penger i form av mindre administrasjon, raskere innbetaling og reduserte kostnader, men du vil også få fornøyde samarbeidspartnere, både kunder og leverandører. I tillegg til dette, bringer også elektronisk faktura med seg en betydelig miljøgevinst, i form av mindre forbruk av papir og redusert utslipp av CO2 ved sending og mottak av post.

I et stadig mer konkurransepreget market, handler det nå om å jobbe smartere for å holde seg konkurransedyktig. Det handler om å endre vaner og være åpen for nye metoder. Ta kontakt med oss i Vitari, så hjelper vi deg med nettopp dette. For mer informasjon, se filmen under og/eller meld deg på webinar.