Fordeler med elektronisk faktura

Fordeler med elektronisk faktura

La oss snakke om tid – og hvor viktig det er for deg. Dette er del 2 av 7 i en bloggserie som tar for seg 7 konkrete økonomiske og administrative prosesser med et stort effektiviseringspotensiale, slik som beskrevet i Visma sin rapport Digital Index 2017. Nå skal vi se på prosessen for utgående faktura. Hvor tids- og kostnadseffektiv er du her?

Norske bedrifter henger etter


Resultatet av Digital Index viser at kun 39% av respondentene gjør sin fakturering, purring og inkasso heldigitalt. Med heldigitalt mener vi kun elektronisk faktura – ikke e-post eller papirfaktura. Her har vi åpenbart et stort forbedringspotensiale.

På lik linje med innkommende faktura, er utgående faktura en enkel prosess å digitalisere. Likevel henger norske bedrifter etter. Dette skyldes, i følge Digital Index, tre overordnede grunner:

  1. Gjennomføringsevnen og endringskulturen er for svak.
  2. Digitalisering har for dårlig prioritering innad i ledergruppen.
  3. Bedriften har manglende kompetanse og kunnskap.


Dette stemmer godt overens med hva vi erfarer ute i kundemøter. Det er flere misforståelser rundt begreper og metoder, deriblant også prosessen for optimal håndtering av utgående faktura.

Fordeler med elektronisk faktura


Å sende en faktura per post er både tid- og kostnadskrevende. Det samme gjelder for PDF faktura via e-post. Den havner fort langt ned i en inboks og kan kreve inntil flere purringer. Dette vil ikke skje med elektronisk faktura. Den sørger for at fakturaen sendes rett til kundens regnskapssystem, og det er dermed større sikkerhet om at fakturaen faktisk kommer frem og ikke inneholder feil. Dette er ekstremt tidsbesparende. Alt behandles automatisk, slik at de som mottar fakturaer elektronisk, da gjerne i EHF format , kan spare mye tid på regnskapet. Og du som sender faktura vil få pengene til forfall og færre krav vil oppstå- samtidig som din likviditet vil styrkes. Denne likviditeten gir bedriften økt handlingsrom.

Det blir stadig nye krav til digitalisering av anskaffelsesprosessen mot offentlige aktører. Det er vel kun et tidspørsmål før dette også vil gjelde mellom private aktører.

Hvordan komme i gang med EHF faktura


For å kunne sende EHF-faktura må du ha et økonomisystem som kan behandle fakturaer i EHF format utgående. For inngående EHF må man ha et mottakersystem som kan ta imot disse fakturaene (eks dokumentsenter), samt i tillegg må du inngå en avtale med et aksesspunkt. Alle mottakere må også være registrert i ELMA-registeret.

Alle med et Visma økonomisystem kan sende elektroniske fakturaer


Alle bedrifter som bruker et Visma økonomisystem kan raskt sette i gang med utgående elektronisk fakturering via tjenesten AutoInvoice. Her sjekker AutoInvoice hvordan kunden kan motta fakturaen, og velger den beste måten å sende på:

  • Dersom mottaker er registrert i ELMA-registeret vil fakturaen automatisk bli sendt elektronisk
  • Dersom mottaker ikke er registrert i ELMA-registeret, vil AutoInovice søke opp e-post til mottaker å sende den som PDF
  • Dersom mottaker ikke er registrert med e-post, vil fakturaen bli sendt som papirfaktura


Nå kan alle som benytter et Visma økonomisystem bruke Vipps Faktura app mot privatpersoner. På lik linje med elektronisk faktura mot bedrifter, vil Vipps Faktura forenkle betalingsprosessen. Man får raskere innbetaling, sparer tid og miljø, og leverer en tjeneste som kunden har etterspurt. Erfaringene med Vipps Faktura så langt er kundene foretrekker en enkel betalingsløsing som Vipps, sier Vipps- sjef Rune Garborg.

Ta et riktig strategisk valg


Det er ingen hemmelighet at det i tiden som kommer blir helt nødvendig for bedrifter med økende grad av digitalisering for å overleve. Men pass på at du ikke tar deg vann over hodet. Ha et realistisk forhold til dine digitaliseringsplaner, og gjerne begynn med noen enkle prosesser. Her er utgående faktura en fin start, hvor bedriften din kan gjøre seg noen erfaringer før man iverksetter større endringer.

Alle, både ledere og medarbeider, bør ta et oppgjør med gamle rutiner. Bak disse rutinene ligger det ofte ressurskrevende manuelle prosesser, som man faktisk veldig enkelt kan gjøre noe med! Så er det opp til deg hvor mye du verdsetter en time, og hvorvidt du vil bruke den til effektivisering av arbeidsprosesser, slik som i dette eksempelet, med utgående fakturahåndtering. Du kan lese mer om effektivisering av økonomiske prosesser her , eller Del 1 om effektivisering via inngående fakturahåndtering eller kontakte oss for et uforpliktende effektivitetsmøte. Del 3 av denne serien vil omhandle automatisk betaling til leverandør.