Hvordan få alle til å spille på samme lag i en implementeringsprosess?

Hvordan få alle til å spille på samme lag i en implementeringsprosess?

Implementering skaper endring. Derfor er implementeringsprosesser aldri enkle. Det gjelder implementering av nye prosesser, rutiner, strategier, og ikke minst implementering av nye IT-systemer.
Rådgiver Magnus Reintz belyste denne problemstillingen i sitt forrige blogginnlegg der han diskuterte hvordan man kan feile ved implementering av Visma.net. Men hva er de viktigste faktorene for at vi skal LYKKES når et nytt ERP-system skal bli det nye kjerneverktøyet til organisasjonen?

Det viktigste i en implementeringsprosess

To ganger i året arrangerer Vitari brukerforum for våre kunder. Målet er å inspirere, oppdatere og gi innsikt i nye muligheter. Vi holdt en egen sesjon på hvordan man setter rammene for vellykkede implementeringer av Visma.net. For å få kundens perspektiv på saken gav vi deltakerne en utfordring, som resulterte i mange gode innspill.
Utfordringen gikk ut på å skrive ned en setning eller ett ord på en papirlapp. Her skulle hver og en skrive hva de synes er det vanskeligste i en implementering og dermed hva som er viktig å ta hensyn til. Papirlappen ble puttet oppi en flosshatt i starten av presentasjonen. Innspillene ble presentert etter at vi hadde gått igjennom hva vi mener er viktig i et implementerings-prosjekt. Heldigvis samsvarte Vitaris og våre kunders synspunkter godt.

Hva må vi ta hensyn til i en implementeringsprosess?

Som nevnt fikk vi mange gode tanker om faktorer som er viktige å ta hensyn til under en implementering. Våre kunders innspill kan grovt sett deles inn i tre grupper:
  1. Organisatoriske faktorer
    Vi må evne å få med alle på laget og sikre at alle informeres og involveres i prosessen. Det må tas et helhetlig eierskap til endringsprosessen. I tillegg må man være oppmerksom på å utøve god endringsledelse slik at endringen gjennomføres smidig.
  2. Kartlegging av behov
    Dette var det mest fremtredende innspillet vi fikk fra kundene våre og det er kanskje ikke så rart med tanke på at udekkede behov ofte er årsaken til ønsket om et nytt ERP-system. Vi må identifisere kundens behov og forstå hvordan behov skal dekkes på best mulig måte for at prosjektet skal bli vellykket og at kunden skal bli fornøyd med det nye ERP-systemet.
  3. Planlegging
    Planlegging skaper forutsigbarhet og struktur. Det er essensielt med et godt forarbeid for å sette rammer og fundament for leveransen. Her setter vi sammen en oversiktlig fremdriftsplan i faser, tydeliggjør rollefordeling mellom Vitari og kunde og fastsetter klare og tydelige mål. Vi er grundige i arbeidet med å sette klare arbeidsoppgaver som skal gjennomføres av partene og at disse fullføres før vi går videre til neste fase.

Vellykket implementering – hvordan får VI det til?

I Vitari følger vi en arbeidsmetodikk som bidrar til å sikre gode leveranser. Arbeidsmodellen sørger for at vi hensyntar de ovennevnte elementene. Vi skal gjennom godt forarbeid sikre at alle er med på endringsprosessen, at vi kartlegger behovene til kunden og at prosjektet er nøysomt planlagt. I tillegg oppnår vi at vi til enhver tid er avstemt – vi er på samme sted mentalt i prosessen. Arbeidsmodellen sikrer at vi «får alle med på laget» hos alle involverte parter i endringsprosessen.
Takk for engasjementet og innspillene på Brukerforum!
Ønsker du å vite mer om hvordan vi jobber med Visma.net? Ønsker du å høre mer om vår arbeidsmodell? Ta kontakt for en uforpliktende prat.