Hvordan feile ved implementeringen av Visma.net ERP

Hvordan feile ved implementeringen av Visma.net ERP

Det finnes utallige artikler som forteller oss hvordan vi skal lykkes i livet. Bøker om selvrealisering, kurs i mindfulness og lange rapporter om hvordan man lykkes med IT-prosjekter. Noen artikler angriper problemstillinger fra motsatt side og forteller oss at vi har skrellet bananer feil, hele livet 😉 I dag tenkte jeg å skrive litt om implementering av Visma.net ERP. Det kan nemlig gå veldig bra og ganske dårlig.

Til Sverige


Det er sjelden jeg går til Sverige for inspirasjon, men informasjonsarkitekten Jonas Söderström har skrevet en fantastisk bok med tittelen “Jævla drittsystem“. I boka kommer han med mange eksempler på hvordan sluttbruker blir frustrert over administrative rutiner og støttesystemer som tar tid. Hvorfor må jeg bytte passord hele tiden? Hvorfor må jeg føre timer både til lønn og til fakturering? Jeg er jo her for å jobbe, ikke for å trykke!?

Kommunikasjon (1)


Ingen bombe akkurat, men dette handler om kommunikasjon. Når en bedrift innfører et elektronisk system for reiseregninger så vil den samlede administrative byrden gå ned, i hvert fall hvis man velger riktig system og riktig partner. Noen må likevel sørge for at informasjonen blir registrert og at den blir registrert riktig. Denne byrden flyttes ofte fra administrasjonen og ut til hver enkelt ansatt. Joda, jeg kan ta bilde av parkeringskvitteringen med en app på telefonen. Jeg slipper å samle opp kvitteringer, stifte dem pent sammen med et utleggsskjema og legge det i posthylla til Laila på Lønn. Alt dette er jo helt supert, men for at Laila på Lønn ikke skal få kjeft av Ruth på Regnskap så må jo også konteringen være riktig. Det betyr at der jeg tidligere kunne levere en bunke papir og få utbetalt penger, så må jeg nå ta stilling til hvilken type utlegg jeg har hatt. Kanskje må jeg også velge avdeling og i verste fall knytte utlegget til et prosjekt. Men prosjektet har “noen” glemt å opprette, og da renner begeret over på en mandag morgen. Jævla drittsystem!

Kaffe og vann


I Vitari har vi veldig gode kolleger. Jeg er tidlig på jobb i dag for å skrive dette innlegget, og Mariann kom nettopp bort med kaffe og vann til meg. Jeg så nok ganske trøtt ut… Tusen takk, Mariann! 🙂

Det er egentlig dette det handler om. Hvis de som beslutter å innføre et nytt system tar seg bryet med å tenke på konsekvensene for sine kolleger, blir verden et bedre sted å jobbe. Min erfaring er at alle vil akseptere en endret rutine eller et helt nytt system, så lenge man forklarer og begrunner endringen på en ordentlig måte. Hvis jeg tar meg bryet med å føre reiseregningen riktig, sparer både Laila på Lønn og Ruth på Regnskap mye tid. Kanskje de slipper å jobbe overtid denne måneden eller leie inn en vikar til å håndtere alle bilagene. Bedriften sparer kanskje noen penger, men enda viktigere er det at Laila og Ruth kan få en bedre hverdag med mer meningsfylt og utfordrende arbeid.

Fra databehandling til avvikshåndtering


Auda, to tunge ord i én overskrift. Vi prøver likevel! Tradisjonelle ERP-systemer er bygget for å taste. Skjermbildene er optimalisert for å kunne legge inn data på en fornuftig og effektiv måte. Bruk av mus gir senebetennelse, så det er i stedet innført obskure tastekombinasjoner. Gjerne snarveier som gir motsatt resultat i forskjellige systemer. (En bedrift jeg kjenner godt har to integrerte systemer, der F11 betyr “lagre” i det ene systemet og “slett” i det andre…)

Da Visma bestemte seg for å lage Norges Råeste ERP-system i skyen, valgte de å bygge kjernen på amerikanske Acumatica. Det er et utbredt, utprøvet og svært avansert system og det er født i skyen. Alt dette er vel og bra, men det viktigste er at systemet ikke er laget for at brukeren skal taste. Hele strukturen i Visma.net ERP tar utgangspunkt i at systemet skal ta seg av databehandlingen og så kan mennesker håndtere avvikene.

Et slikt budskap går selvfølgelig rett hjem hos ledelse og beslutningstakere i de fleste bedrifter. Nå skal alt gå automagisk! Wohoo!

Kommunikasjon (2)


Ledelsen har altså besluttet å gå for Visma.net ERP, slik at systemet kan gjøre alt selv og administrasjonskostnadene kan reduseres til et minimum. Kontrakt signeres og alle er glade. Så skal det implementeres. Håpefulle konsulenter ankommer og planlegger implementeringen. Grunndata vaskes for å kvitte seg med gammelt rot, noen tall overføres kanskje fra det gamle systemet og alt er klart til “Go Live”.

Krasjlanding


Bedriften har gått over til Visma.net ERP. De har kvittet seg med serverkostnader og gamle systemer. Alt er klart. Ingenting fungerer. Ole på Ordrebehandling klarer ikke å fakturere like mange ordrer som før. Det tar for lang tid. Fakturaene kommer ikke frem til kunden. Leverandørfakturaer er håpløst vanskelige å kontere. Full krise. Det gamle systemet var mye bedre!

Automatisk, sa du?


Skulle ikke alt gå av seg selv, da? Bare å trykke på en knapp og vips, så er fakturaen sendt på Vipps? Visma.net ERP kan være verdens råeste ERP-system i skyen hvis det implementeres riktig. Hvis man beholder gamle rutiner, går det garantert galt.

Ordrer fra en webshop skal gå automatisk inn gjennom Visma.net Integrations. Deretter skal det settes opp en tidsplan som oppdaterer ordrene til regnskapet, oppretter leveranser til lageret og (samle)fakturerer kunden. Jeg sier ikke at dette kan gjøres, det skal gjøres! Hvis Ole på Ordrebehandling tviholder på gamle rutiner med tasting, etterkontroll, pynting på fakturaer osv. vil ikke Visma.net ERP gi noen gevinst for bedriften.

Men hva med Ole på Ordrebehandling?


Ole må gjøre noe annet enn før. Omstilling er vanskelig, endringsledelse er jo et studium i seg selv. Dette må man ta stilling til før man begynner implementeringen. Kanskje Ole skal analysere salgstrender og optimalisere innkjøpene for å sikre lavest mulig pris og raskest mulig levering til kunde? Kanskje han lenge har hatt lyst til å jobbe med salg, hvorfor ikke la ham prøve det? Det finnes ingen fasit på hva Ole skal gjøre, men en ting er helt klart: han skal ikke lenger bruke arbeidsdagen til å se på ordrer og sende ut fakturaer.

Kommunikasjon (3)


I Vitari har vi en arbeidsmodell som skal sikre at vi er avstemt med kunden gjennom hele prosessen, fra salg til ferdig implementering. Visma.net-teamet vårt gikk nylig gjennom modellen for å se hvor vi må legge ekstra fokus for å sikre gode implementeringer. Modellen passer like godt i dag som den gjorde for 15 år siden, men for vår del legges det ekstra fokus på prosessanalyse og endringsledelse. Avstemt = vellykket.