Manuell føring av utlegg og reiseregning = Elefanten i rommet?

Manuell føring av utlegg og reiseregning = Elefanten i rommet?

La oss snakke om tid og hvor viktig det er for deg. Dette er del 4 av 7 i en bloggserie som tar for seg 7 konkrete økonomiske og administrative prosesser med et stort effektiviseringspotensial, slik som beskrevet i Visma sin rapport Digital Index 2017. Nå vil vi snakke om prosessen rundt håndtering av utlegg og reiseregninger. Hvor tids- og kostnadseffektiv er du her?

Manuell føring av utlegg og reiseregning = Elefanten i rommet?


Hvert år føres det hele 16 millioner utlegg og reiseregninger blant norske arbeidstakere. Dette tilsvarer 43.836 føringer hver eneste dag, eller 1.826 hver eneste time. Ifølge Visma sin kalkulator kan det frigjøres hele 27 minutter for hvert utlegg eller hver reiseregning som føres digitalt. Med andre ord vil norske bedrifter totalt kunne få hele 960.000 ekstra arbeidsdager i året som kan brukes på viktigere oppgaver, hvis alle utlegg og reiseregninger føres elektronisk.

Norske bedrifter har et stort forbedringspotensial


Dessverre føres langt ifra alle utlegg digitalt. Tallene fra Visma viser at det kun er 33% av norske bedrifter som har digitalisert sine utleggsrutiner. Med andre ord, 2 av 3 norske bedrifter driver fortsatt med tidkrevende papirbaserte løsninger hvor kvitteringer må tas vare på, leveres inn og leses. I tillegg er det bedriftens ansvar å sørge for at alt gjøres i henhold til gjeldende lovverk, noe som også er en manuell prosess.

Fordelene ved å digitalisere føring av utlegg og reiseregning


Ved å innføre en variant av digital utleggsføring, vil du raskt oppnå mange fordeler. For det første, det vil frigjøres både tid og ressurser som kan re-allokeres i bedriften. For det andre, det er en dokumentert effekt hos bedriftene som fører sine reiseregninger og utlegg digitalt; de er svært fornøyde med sine løsninger, og de ansatte lengter ikke tilbake til papirkvitteringer og relatert situasjon. Hele bedriften vil få et løft, men først og fremst vil de ansatte kunne bruke sin tid mer effektivt, og redusere eventuell frustrasjon relatert til tungvinte manuelle prosesser.

Hvordan fungerer digital utleggsføring?


I praksis skjer dette ved at man benytter seg av en løsning som er tilgjengelig overalt og til enhver tid- da gjerne via en mobil. Det tas et bilde av kvitteringen som tolkes, slik at en del av informasjonen kommer opp automatisk. Resten fylles raskt ut og deretter er det bare å sende til leder for godkjenning. MVA, lover og regler er allerede tatt hensyn til og er derfor ikke til bekymring for hverken den ansatte eller den som godkjenner. Ledere frigjør selvsagt også tid ved at de kan godkjenne fra hvor som helst til enhver tid. Deretter går utlegget rett inn i enten lønnssystemet eller økonomisystemet.

Ta et riktig strategisk valg


Ta tak i elefanten i rommet, snakk om effektivisering og digitalisering og tenk gjennom hvilket omfang din bedrift har av utlegg. Tenk deretter over hvor mye tid som går med til manuell føring, og samtidig på gevinsten du kan oppnå ved å digitalisere prosessene. Et konkret tips for å komme i gang: Be Lønnsansvarlige om å utforske de digitale mulighetene, og gjerne kontakt flere systemleverandører, slik at dere finner en optimal løsning for din situasjon. Velg den løsningen og den partneren som oppfyller de fleste kravene, og ha fokus på mobilitet og digitalisering der det er mulig.

Ved å ta i bruk digital utleggsføring frigjør du verdifull tid. Så det er opp til deg hvor mye du verdsetter din tid, og om du vil bruke den til effektivisering av arbeidsprosesser. Du kan lese mer om effektivisering av økonomiske prosesser her, eller kontakte oss for et uforpliktende effektivitetsmøte, hvor vi vil kartlegge dagens situasjon og komme med konkrete forbedringstiltak.