Statusrapport: Visma og eFaktura

Innføringen av eFaktura 1. juli 2012, hvor statlige virksomheter kan kreve at fakturaer de mottar skal være elektroniske, stiller nye krav til bedrifter som som handler med offentlig sektor. På årets Brukerforum fikk deltakerne en statusrapport om hvordan Visma imøtekommer dette nye direktivet.

eFaktura er en elektronisk fil som inneholder alle fakturaopplysninger i et strukturert format. Den digitale fakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers programvare for håndtering av inngående fakturaer. Dette gir flere fordeler. Avsenderen, i dette tilfellet bedriften, slipper prosessen og kostnadene med utskrift og porto, fakturaen kommer raskere frem og kontrollen med når fakturaen mottas blir langt bedre. Når alle dataene registreres raskere og mer nøyaktige gir det også store effektiviseringsgevinster, som øker sannsynligheten for at fakturaen betales ved forfall.

Kan spare 100-400 kroner per faktura


Fakturamottakeren, i denne sammenheng den offentlige virksomheten, nyter også flere fordeler: De slipper å åpne posten og skanne inn papirfakturaene, eFakturaen kan leses direkte inn i løsningen for elektronisk fakturahåndtering og registeringen blir identisk med de dataene som avsenderen registrerte.

Denne automatiseringen, kombinert med at risikoen for feil reduseres, gir betydelige kostnadsbesparelser og selv anslår Visma besparelser tilsvarende 100-400 kroner per faktura, fra mottak til ferdig arkivering.

Visma AutoInvoice – et sikkert valg


Vismas svar på dette nye statlige direktivet er løsningen Visma AutoInvoice. Dette er en skytjeneste for formidling og prosessering av eFaktura, og som ikke krever lokal installasjon. Løsningen har to hovedfunksjoner: For det første fungerer Visma AutoInvoice som et «elektronisk postkontor» som formidler eFakturaen mellom avsender og mottaker, og dernest sørger IT-verktøyet for at eFaktura-filen formidles i riktig format. For å komme i gang logger bedriften seg på nettstedet https://autoinvoice.visma.com/login, hvor den registrerer seg som bruker. Øvrig oppsett og bruk gjøres i Vismaløsningen eller ved hjelp av Visma AutoInvoice Connector.

– Gjennom Visma AutoInvoice kommer du raskt i gang. Selve fakturaprosessen fungerer slik du er vant til fra Vismaløsningen din. Via vår løsning kan du også motta eFaktura direkte i Visma Dokumentsenter, sier Product Manager Svein Holanger i Visma.

Sjekk ELMA!


Dersom fakturamottakeren også benytter Visma AutoInvoice, vil eFakturaen sendes direkte til mottakers elektroniske postkasse i Visma AutoInvoice. Om mottakeren skal nåes via et offentlig godkjent aksesspunkt, må denne mottakeren være registrert i det offentlige registeret ELMA (Elektronisk Mottaker Adresse Register), som finnes på www.anskaffelser.no. De aller fleste offentlige virksomheter er registrert i ELMA i dag.

Hvis mottakeren er tilknyttet en meldingsformidler som Visma AutoInvoice har avtale med, må mottakers eFaktura-adresse (ofte det samme som organisasjonsnummer) og meldingsformidlerens operatørkode være registrert på kundekortet i økonomisystemet. Alternativt må mottaker være registrert i AutoInvoice sitt interne adresseregister, som jevnlig oppdateres fra Vismas avtalepartnere. Du kan søke i dette adresseregistret ved å logge deg på https://autoinvoice.visma.com/login, forteller Holanger.

Bruk god tid på oppsettet


På Brukerforum 2012 gikk Holanger gjennom hva som er viktig å huske på når du skal ta i bruk Visma AutoInvoice. Aller viktigst er det å bruke god tid på sette opp Visma AutoInvoice riktig og på Vismas webside www.visma.no/autoinvoice ligger det en god veiledning. Dernest bør du sjekke om kunden allerede er registrert i AutoInvoice, eventuelt i ELMA, slik at de kan motta eFaktura.

– Jeg vil også anbefale å avtale på forhånd med den offentlige kunden om å sende en testfaktura før den første fakturaen, hvor du bruker mottakers operatørkode og eFaktura adresse. Da er det selvsagt viktig med en bekreftelse fra kunden om at fakturaen ble mottatt korrekt. Hvis det skulle oppstå feil under testingen, så se gjennom oppsettet på nytt igjen og eventuelt meld fra til din forhandler som tar dette videre med Visma support.