Karrieresenteret ved Universitetet i Tromsø- ny kommunikasjonsplattform

Karrieresenteret ved Universitetet i Tromsø- ny kommunikasjonsplattform

Prosjektbeskrivelse

  • KundeKarrieresenteret ved Universitetet i Tromsø
  • TeknologiSuperOffice
  • StedTromsø

Vitari kontakt

Gjennom Visma SuperOffice har Karrieresenteret ved Universitetet i Tromsø fått en god kommunikasjonsplattform. Viktige gevinster er mindre dobbeltarbeid og færre interne møter og telefoner.

Utgangspunktet for at Karrieresenteret ønsket et CRM-system, var behovet for bedre struktur i dialogen med samarbeidspartnere og bedrifter. Spesielt i forbindelse med «Universitetets Arbeidslivsdag», et årlig arrangement som kobler studenter sammen med bedrifter. Prosessen rundt planleggingen av dette arrangementet har vært utfordrende fordi senterets fem ansatte sitter spredt, forteller rådgiver ved Karrieresenteret, Lars Buseth.

Savnet å kunne logge informasjon

– Vårt tidligere IT-system var statisk og lite brukervennlig. Systemet ga ikke så mye mer enn oversikt over kontakter, telefonnumre og adresser. Vi savnet å logge e-poster vi skrev, brev som var sendt ut, notater fra telefonsamtaler og andre viktige gjøremål. Når disse mulighetene manglet var det vanskelig å dele informasjon internt uten å måtte gjennomføre møter eller ringe til hverandre, forteller Buseth.

Løsningen ble Visma SuperOffice som ble implementert av Vitaris kontor i Tromsø. Buseth er imponert over den korte responstiden til Vitari og at implementeringen gikk så raskt og smertefritt.

Mer profesjonell utad

Arbeidslivsdagen var en slags «lakmustest» for Visma SuperOffice, men Buseth forteller at det meste fungerte. Systemet ble brukt under hele prosessen; i forberedelsene, ved utsendelser av invitasjoner, mottak av påmeldinger og i all kommunikasjon eksternt. Spesielt på utsendelsen av invitasjonene var tidsbesparelsen formidabel.

– Fremover vil SuperOffice brukes til mye mer enn arbeidet rundt Arbeidslivsdagen, og slik jeg ser det er systemet vår nye kommunikasjonsplattform. Utover Arbeidslivsdagen initierer vi flere møteplasser mellom student og bedrift, og med tilgang til systemet finner du raskt riktige kontakter og kan lese deg opp på historikken vi har med bedriftene. Det gjør det enkelt å videreføre dialogen som kollegaen din har hatt med bedriften. Behovet for briefingsmøter har nærmest forsvunnet.

Synliggjør taus kunnskap

Buseth konkluderer med at hverdagen nå er langt mer strømlinjeformet og effektiv. De er heller ikke så personavhengige siden kunnskapen ikke forblir i hodene til hver enkelt. Det gjør at de eksternt fremstår som koordinerte og profesjonelle mener han.

– Visma SuperOffice gir alle tilgang til den «tause kunnskapen» som finnes blant oss på Karrieresenteret. Dermed er det lettere å koble seg på en prosess som du ikke har deltatt i, eller overta rollen til noen som ikke deltar lengre.

Andre referanser