Regnskapssentralen i Moss ønsket å ha systemer som fungerte slik at de kunne ta raske beslutninger og gi rask rådgivning til deres kunder

Regnskapssentralen i Moss ønsket å ha systemer som fungerte slik at de kunne ta raske beslutninger og gi rask rådgivning til deres kunder

Prosjektbeskrivelse

Vitari kontakt

  • NavnMarianne Thielemann
  • StillingSalgsrådgiver ERP Byrå
  • Telefon+47 400 05 521
  • E-postmarianne@vitari.no

Regnskapssentralen i Moss ble etablert i 1952, og er et av landets eldste regnskapskontorer.  

For drøye 2 år siden startet de et effektiviseringsprosjekt sammen med Vitari, hvor målsettingene var klare: De skulle effektivisere og spare tid, og de ønsket å drive kundeservice og oppfølging på en bedre måte enn å kun sitte å punche og kontere bilag. Ytterligere, å ha systemer som fungerte slik at de kunne ta raske beslutninger og gi rask rådgivning til deres kunder. 

Drivkraften er menneskene- det er ikke bare tørre tall

" Vi jobber med mennesker. Og det er menneskene bak tallene som er drivkraften for oss. Jo mer tid vi sparer på vanlige tradisjonelle arbeidsoppgaver- jo mer tid får vi til å betjene kundene våre på en bedre måte"- sier daglig leder Morten Wold.

Ny måte å jobbe på

Wold forteller videre:

Vi endret måten vi jobbet på; vi ble tryggere og mer effektive. Vi fikk strømlinjeformet produksjon, gjennom strømlinjeformede automatiske tjenester. Dette medførte at vi ikke har skippertak lenger. Nå er vi løpende ajour med regnskapet til enhver tid, og vi betjener kundene våre bedre.

Vitari var helt avgjørende i den prosessen vi satte i gang. De drev intens opplæring og sørget for at alle fikk et eierskap til effektiviseringsproduktene. Vi fikk også god veiledning til hvordan vi skal gå frem overfor våre kunder- og gi råd til dem på auto-tjenestene fra Visma.  Siden vi startet med dette i 2018, har vi sett en sterk økning i både tjenester og lisenser. Det har vært en stor utvikling og det har blitt veldig godt mottatt å rulle ut disse produktene til kundene våre.

Ved å jobbe med automatiske løsninger så stresser vi ikke mot mva-terminene, vi får mindre overtid, vi kan logge på fra hvor som helst. Denne fleksibiliteten er viktig i det moderne samfunnet, og den bidrar til økt kvalitetstid.

Sterk økning i bruk av applikasjoner med automasjon

Digitaliseringsfokuset internt hos Regnskapssentralen i Moss medførte en betydelig økning i de ulike automatiserings-applikasjonene. Som eksempel kan vi dra frem:

  • Effektivisering gjennom Webfaktura:

    Regnskapssentralen i Moss har økt antall kunder på webfakturering med 42 % det siste halvannet året. Det gjør at kundene deres sparer tid, Regnskapssentralen sparer tid ved at fakturering skjer rett inn i deres system, og de slipper å bokføre dette etterpå. 

  • Helautomatisert bilagsflyten ved bruk av autotjenester

    Etter at Regnskapssentralen tok i bruk flere auto-tjenester, ble hele bilagsflyten helautomatisert. Den blir godkjent av kunden gjennom tjenesten Approval.  Etter godkjennelse sender Regnskapssentralen fakturaen rett over, via tjenesten Autopay, til betaling. De har økt antall kunder som benytter tjenesten Approval til godkjenning av faktura med 335%. Dette betyr mer effektivisering og frigjort tid. 

  • Automatisert utfylling av reiseregninger - sparer verdifull tid

    Et annet produkt som også har blitt en suksess er Visma.net Expense, som automatiserer intern utfylling av reiseoppgjørs-lister. Regnskapssentralen i Moss har økt dette med 124 % i antall brukere det siste halvannet året.  Dette forenkler deres arbeid betydelig når de skal registrere reiseregningene inn i lønnsystemet; reiseregningene kommer nå automatisk inn. Tidligere satt de og punchet inn hver eneste reiseregning, og måtte dobbeltsjekke og kvalitetssikre at beløp og satser var fylt ut riktig. Visma.net Expense har spart de verdifull tid, og økt kvaliteten på  det de mottar.

 

Effektiviserings- og digitaliserings-prosessen som vi jobber med, gjør at vi sparer masse tid. Gevinsten vi har oppnådd er takket være gode medarbeidere som har solgt ut effektive automatiseringsprodukter. Vi har også fått bra bistand fra Vitari- sier Wold.

 

Andre referanser